Un evento organizzato è un avvenimento che può svolgersi in un determinato luogo, oppure online, e prevede la partecipazione di più persone in un determinato momento. Il suo scopo ultimo è il raggiungimento di determinati obiettivi, che variano a seconda di chi ne richiede la pianificazione: possono essere obiettivi di marketing, di prestigio istituzionale, di socializzazione, ecc.

Per fare un esempio di carattere locale, le aziende e le associazioni lombarde, come anche i privati cittadini della Lombardia, allo scopo di raggiungere determinati obiettivi possono rivolgersi a una agenzia eventi Milano che curi la maggior parte degli aspetti che riguardano la manifestazione che hanno intenzione di realizzare.

Molti tra voi che leggete queste righe avranno probabilmente già letto o sentito pronunciare l’espressione “event planning“. Letteralmente significa “pianificazione di eventi”, e ha a che fare con ogni sorta di evento organizzabile. Di seguito spieghiamo che cos’è, e a cosa serve.

 

Che cos’è l’event planning

Possiamo definire l’event planning come un insieme di discipline che nel complesso permettono di pianificare al meglio e di trarre il massimo da un qualsiasi tipo di evento organizzabile: fiere, convegni, feste, mostre, concerti, ecc.

L’event planning richiede studi specifici e molta esperienza sul campo. Del resto, organizzare un evento senza tralasciare alcun dettaglio non è un’impresa semplice, perché sono tanti gli aspetti a cui occorre prestare attenzione: la definizione e il raggiungimento degli obiettivi, la location, gli allestimenti, la comunicazione dell’iniziativa agli invitati, le attività da svolgere, il budget messo a disposizione a cui bisogna attenersi, e molto altro ancora.

 

A cosa serve l’event planning

L’event planning viene utilizzato dagli event planner (organizzatori di eventi) e dalle agenzie di organizzazione di eventi, allo scopo di poter pianificare diversi tipi di avvenimenti, tra cui:

  • Eventi interni ad un’azienda: possono essere delle riunioni tra il personale aziendale, degli incontri di aggiornamento di obiettivi e strategie, feste di fine anno, feste di pensionamento, ecc.
  • Eventi che si rivolgono ai partner: incontri che solitamente sono cene o pranzi di lavoro, e servono a rafforzare i rapporti tra un’azienda e i suoi partner commerciali, tra cui gli sponsor.
  • Eventi aziendali che si rivolgono al pubblico: servono a rafforzare l’immagine e il prestigio di un’azienda e a far conoscere tale azienda più da vicino. Possono essere conferenze, seminari, convegni, workshop, corsi di formazione, feste, ecc.
  • Fiere di settore: rappresentano dei punti di incontro tra i professionisti del settore e il loro pubblico di riferimento. Esistono fiere molto prestigiose, come ad esempio le fiere agroalimentari italiane, che attirano l’interesse di persone di tutta Europa.
  • Eventi culturali: avvenimenti organizzati da associazioni no profit, istituzioni come i Comuni, o aziende che vogliono dare un contributo sociale al territorio nel quale operano. Possono essere fiere del libro, concerti, mostre, e altro ancora.
  • Altri eventi: spesso ci si avvale di agenzie di organizzazione di eventi anche per organizzare matrimoni, compleanni, battesimi, anniversari e altre ricorrenze in cui vengono invitati principalmente amici e parenti.

Ciascuna delle tipologie di eventi appena menzionate presentano delle loro specificità, e necessitano di un’organizzazione ad hoc. I professionisti che si avvalgono dell’event planning riescono a predisporre tali avvenimenti nel modo migliore, avvalendosi di tutte le loro competenze e della loro esperienza.